Archivierung von Dokumenten – die Informationsdrehscheibe des Unternehmens

Ist die Archivierung von Dokumenten nach über 20 Jahren immer noch ein Thema für Unternehmen? Als Hersteller einer vollumfänglichen Enterprise Content Management Suite (ECM) fragen wir uns dies regelmäßig. Zu spannend erscheinen aktuelle Themen wie elektronische Akten, digitale Geschäftsprozesse, Collaboration oder sogar ECM in the Cloud. Doch wie stellt sich dies aus Kundensicht dar?

Archivierung von Dokumenten aus Sicht der Kunden

Sehr unterschiedlich – das lässt sich mit Gewissheit sagen. Denn es haben längst noch nicht alle Unternehmen mit der Archivierung von Dokumenten begonnen. Von der Mail Archivierung ganz zu schweigen, doch dazu später mehr. Und viele Unternehmen, die heute bereits ihre Dokumente archivieren, sind damit sehr zufrieden. Zu Recht, wie ich bei genauerer Betrachtung feststellen musste. Denn für viele dieser Firmen ist das elektronische Archiv der zentrale Dokumentenpool des Unternehmens. Hier fließen die Belege aus den unterschiedlichen ERP-Systemen – Warenwirtschaft, Bestellwesen, Buchhaltung – zusammen. Hier werden Zeichnungen und Belege für teilweise bis zu 90 Jahre aufbewahrt. Hier wird das Wissen der Unternehmen bewahrt.

EASY ARCHIV –  Das “Tempo-Taschentuch” der elektronischen Archivsystem

Mit über 11.500 Installationen ist das EASY ARCHIV so etwas wie das “Tempo-Taschentuch” der Archivsoftware-Hersteller. Natürlich heißt es heute nicht mehr EASY ARCHIV, sondern EASY ENTERPRISE.x Und man kann selbstverständlich wesentlich mehr machen, als nur archivieren. Dennoch sollten wir meiner Meinung nach als Hersteller dieser mächtigen ECM-Suite die schlichte Eleganz des elektronischen Archivs – ohne Workflow, ohne Schnick-und-Schnack – anerkennen.

Elektronische InformationsdrehscheibeArchivierung von Dokumenten

Mir persönlich gefällt das Bild der Informationsdrehscheibe wesentlich besser, als das des dunklen Kellerarchivs. Die Informationsdrehscheibe dient auf der einen Seite der Archivierung von Dokumenten, also Belege, Rechnungen, Office-Dokumente, Zeichnungen, Pläne etc. Auf der anderen Seite stellt sie diese Informationen auch in anderen Anwendungen bereit: So kann z.B. der Service-Mitarbeiter auf Rechnungen oder Pläne direkt aus seiner Service-Umgebung zugreifen, ohne dass er die anderen abteilungsspezifischen Softwareprogramme aus der Fertigung oder Buchhaltung erlernen muss.

Mail Archivierung

Von entscheidender Bedeutung ist heute die Mail Archivierung. Viele E-Mails sind heute geschäftsrelevant und gehören somit auch in das zentrale Unternehmensarchiv. Es darf keine Rolle spielen, ob ein Kunde oder Geschäftspartner per E-Mail, Fax oder Brief den Kontakt gesucht hat. Und der Mitarbeiter in der Buchhaltung muss die Bestellung im Vorgang finden können, unabhängig vom gewählten Kommunikationskanal. Die Mail Archivierung kann jedoch noch mehr: Sie kann den Mail Server entlasten und sie kann – was heute immer wichtiger wird – Compliance Anforderungen unterstützen.

Unternehmen, die sich mit der Archivierung von Dokumenten beschäftigen, gehen den strategisch richtigen Weg, das Wissen ihres Unternehmens zu bewahren und im Sinne der Informationsdrehscheibe verfügbar zu machen. Bei vielen unserer Kunden ist der nächste Schritt die elektronische Akte. Dazu später mehr…

1 Antwort

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  1. [...] meinem vorherigen Artikel zur Archivierung von Dokumenten in Unternehmen hatte ich bereits die Bedeutung der digitalen Dokumente im geschäftlichen Umfeld [...]

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